Comment écrire un e-mail de rappel doux [+8 exemples]

Les e-mails de rappel doux sont les maux nécessaires auxquels nous sommes tous confrontés à un moment donné ou de manière routinière.

Avec le marketing par e-mail prenant de l'ampleur et chaque marque envoyant un nombre infernal d'e-mails à ses clients, les e-mails non lus constituent une catégorie importante dans n'importe quelle boîte de réception.

En fait, Mailbird a trouvé 35 % de toute boîte de réception typique n'est pas lu. Autrement dit, plus d'un e-mail sur trois n'est pas ouvert à temps. Maintenant, vous pouvez soit laisser cet élément de communication important se glisser dans ces boîtes de réception en constante augmentation, soit envoyer un rappel doux.

Qu'est-ce qu'un e-mail de rappel doux ?

Comme son nom l'indique, un e-mail de rappel doux est une manière polie de relancer le destinataire sur la cause prévue.

La raison est évidente. Vous n'avez pas reçu de réponse, ou le destinataire a tout simplement oublié d'ouvrir votre e-mail, entre autres. Dans tous les cas, l'idée n'est pas de paraître désespérée et pourtant d'éviter de manquer ce que vous vouliez réaliser avec ce premier envoi.

Bien que cela semble facile, il y a quelques détails pour le faire correctement, comme ce que devrait être la ligne d'objet, combien de temps devrait être le corps de l'e-mail, etc.

Discutons-en au cas par cas.

Writing to Boss

Cela peut arriver trop souvent car les managers/boss ont tellement à faire.

En termes simples, cela peut concerner n'importe quoi, un projet spécifique dont vous avez discuté plus tôt, une demande de remboursement, une paie, etc.

Il peut y avoir de nombreuses variantes de la ligne d'objet et du corps de l'e-mail. Cependant, l'idée est de rester bref et concis. Même s'il y a plusieurs aspects nécessitant une attention particulière, présentez-les dans une liste au lieu d'écrire un paragraphe sur l'autre ; cela aide le destinataire à comprendre facilement ce qui doit être fait.

Payment Overdue

Être payé à temps est crucial pour toute entreprise. Mais malheureusement, la plupart abandonnent cette philosophie lorsqu'il s'agit de payer à temps.

Et puisqu'il s'agit d'un sujet sensible pour les deux parties, une approche « audacieuse » mais « douce » est la clé. L'autre partie doit comprendre la gravité de la situation et les affaires doivent continuer sans que les relations ne tournent au vinaigre.

Mais quand envoyer ce rappel de paiement ?

De nombreux facteurs entrent en jeu ici, tels que l'ancienneté de la relation commerciale spécifique, s'il s'agit d'une pratique courante avec ce client et, plus important encore, si vous souhaitez poursuivre votre activité si cette personne est un récidiviste. En fonction de ces facteurs, vous pouvez ajuster le ton et l'heure de votre message.

Dans la plupart des cas, le jour ouvrable suivant la date d'échéance est idéal pour envoyer des rappels de paiement. Cependant, je ne prescrirai pas d'attendre plus d'une semaine dans la plupart des cas.

Feedback Request

Bien que l'apprentissage soit un effort de toute une vie, il est particulièrement crucial pour les débutants. Je me souviens avoir demandé des commentaires sur mon écriture dans le subreddit d'un écrivain indépendant en 2020, et je remercie cet étranger à cette date car cela a fait beaucoup de différence.

Mais que faire si vous n'obtenez pas de réponse à votre demande de commentaires ? Il peut s'agir de votre professeur, d'un senior ou d'une personne de votre domaine que vous admirez au-delà des limites.

De plus, l'expert peut être un professionnel renommé, recevant de telles demandes jour après jour. Dans ce cas, et surtout lorsqu'il ne s'agit pas d'une relation personnelle, vous pouvez également inclure une ligne, comme « je suis prêt à compenser vos efforts », pour que cela en vaille la peine pour cette personne.

Je sais que cela peut sembler gênant de dire cela à quelqu'un que vous ne connaissez pas, mais j'ai rencontré un "écrivain célèbre" qui était sceptique à l'idée de donner des "commentaires gratuits".

Inutile de dire que je me suis tourné vers d'autres écrivains (sur Reddit) qui m'ont donné beaucoup plus de perspicacité que je ne pourrais jamais leur demander ou les remercier.

Donc, cela peut être le même cas pour vous, et ce n'est pas grave puisque ces experts sont très occupés, et leur offrir un paiement peut attirer leur attention, surtout si vous ne voulez pas rechercher d'autres professionnels.

Rent Reminder

Celui-ci sera le préféré des propriétaires. Vous pouvez toujours avoir l'air menaçant, mais cela peut causer des problèmes juridiques et n'est pas conseillé.

Au lieu de cela, l'approche doit être professionnellement affirmée.

Event Reminders

Les gestionnaires d'événements subissent un stress énorme pour mener à bien leurs projets. Et l'âme de tout événement est l'effectif. Par conséquent, il est nécessaire que les gestionnaires d'événements confirment leur présence bien à l'avance afin d'offrir des sièges de rechange aux autres.

Ces rappels doivent être percutants et conviviaux, avec un libellé clair demandant une réponse ou une annulation de leur siège.

Bien que je l'aie rendu un peu plus sérieux, vous pouvez assouplir le ton en fonction de votre cas.

Meeting Reminder

L'absentéisme aux réunions est un problème « sérieux » pour de nombreuses entreprises, en particulier celles qui sont éloignées. Je ne vais pas m'étendre sur le débat pour savoir s'ils sont productifs, mais c'est un fait qu'au moins quelques réunions sont nécessaires pour une collaboration saine.

Et bien qu'il y ait toutes sortes de rappels sur les ordinateurs et les smartphones, "totalement oublié celui-là" est arrivé à beaucoup d'entre nous.

Voici donc un modèle de rappel de réunion pour s'assurer qu'il est suivi à pleine capacité.

Job Application Reminder

Les demandes d'emploi sont celles qui reçoivent le moins de réponses. La raison peut être le grand nombre de demandes entrantes et le fait que la plupart des employeurs ne prennent pas la peine d'envoyer des e-mails de refus décents.

Dans tous les cas, cela peut prêter à confusion du côté du demandeur. Par conséquent, envoyer un ou deux rappels ne fait pas de mal.

Deadline Reminder

Nous sommes tous confrontés à des délais dans toutes les sphères commerciales, avec des rappels doux ayant un cas d'utilisation majeur ici.

Utiliser des outils d'IA pour rédiger des e-mails

La meilleure partie des e-mails est qu'ils ne seront pas signalés pour le contenu de l'IA comme c'est le cas avec les publications. Les e-mails sont des messages, et la seule chose qui compte est la façon dont vous pouvez transmettre le message.

C'est là que les outils d'IA comme ChatGPT, bardeou Bing peut vous aider à les rédiger.

Alors que ChatGPT est freemium, Bing et Bard sont 100% gratuits.

Ces outils sont des moteurs d'IA conversationnels. Vous pouvez leur parler comme vous le feriez avec votre assistant pour affiner la sortie.

Cependant, comme avec tout outil d'IA, la sortie peut parfois être un peu décalée. En conclusion, ces utilitaires peuvent certainement aider mais ne peuvent pas remplacer entièrement l'intervention humaine.

Soyez doux dans ces rappels !

Les rappels sont utiles et remplissent leur fonction. Je reçois souvent des e-mails concernant un partenariat potentiel avec Geekflare. Étant un écrivain qui n'a pas son mot à dire dans la gestion, je transmets généralement ceux-ci à la sensibilisation.

Cependant, j'en oublie encore quelques-uns de temps en temps, et ce qui fonctionne dans ces situations, ce sont des rappels doux (parfois quelques-uns🙂).

Alors, continuez à envoyer ces rappels à vos prospects car ils fonctionnent effectivement.

Il s'agissait de notre guide des rappels en douceur avec quelques modèles pour vous aider à démarrer. Et au cas où vous seriez bloqué, les outils dont nous avons discuté peuvent faire de l'envoi d'e-mails une véritable promenade dans le parc.