Top 18 des logiciels de gestion des dépenses pour optimiser les dépenses professionnelles [2023]

Un logiciel de gestion des dépenses apporte contrôle, visibilité, conformité et documentation pour aider les entreprises à réduire les coûts, à éviter les dépenses inutiles et à payer les fournisseurs ou les employés à temps.

Les entreprises attribuent un budget à plusieurs activités telles que l'assurance, les biens d'équipement et inventaire ravitaillement. Cependant, les fuites budgétaires nuisent aux marges bénéficiaires de votre entreprise lorsque les dépenses restent sans surveillance. 

De plus, lorsque l'entreprise se développe, ces problèmes augmenteront également en volume, ce qui mettra en péril la rentabilité de votre entreprise. Par conséquent, les entreprises de toutes tailles utilisent un outil de gestion des dépenses pour garder un œil sur l'argent qui sort et le maintenir dans le budget de l'entreprise.

Voici un résumé tabulaire rapide des meilleurs logiciels de gestion des dépenses avec une approche plus détaillée dans l'article qui suit :

Qu'est-ce que la gestion des dépenses ?

La gestion des dépenses est le processus de gestion de tous les achats commerciaux et des paiements des fournisseurs. L'objectif principal est de comptabiliser chaque dollar sortant du compte de l'entreprise et d'obtenir la meilleure valeur.

Les politiques de gestion des dépenses doivent automatiser et intégrer toutes les activités liées aux dépenses, de la source au règlement du fournisseur. Une telle pratique granulaire devrait garantir que l'approvisionnement se déroule comme prévu par les parties prenantes de l'entreprise.

En outre, il applique le paiement aux fournisseurs, sous-traitants et autres tiers via le processus de conformité des contrats.

Importance de la gestion des dépenses 

Les activités standard de gestion des dépenses offrent les avantages suivants : 

• Efficacité commerciale en automatisant les dépenses et suivi des dépenses processus sujets aux erreurs et fastidieux s'ils sont délégués aux employés. 
• Réduisez les risques et les coûts puisque l'outil vous informe sur le produit acheté, le nom du fournisseur et le coût associé à l'approvisionnement.
• Une meilleure collaboration entre les ressources de l'entreprise et les tiers est réalisable lorsque vous suivez un processus standard de gestion des dépenses avec une application numérique.

En dehors de cela, il offre des améliorations durables de la productivité en libérant les employés du travail banal et en leur permettant d'accomplir des tâches qui génèrent des revenus pour votre entreprise.  

Fonctionnalités du logiciel de gestion des dépenses

# 1. Suivi des dépenses

Le suivi des dépenses en temps réel est rendu possible par un logiciel de gestion des dépenses, qui permet aux entreprises de suivre chaque transaction, de classer les dépenses et de trouver des possibilités potentielles de réduction des coûts.

# 2. Gestion budgétaire

Les entreprises peuvent définir des budgets pour différents départements, initiatives ou catégories à l'aide du programme. Lorsque les dépenses se rapprochent de certaines restrictions, elles émettent des avertissements et des messages, encourageant une meilleure retenue financière.

# 3. Gestion des fournisseurs

Il facilite le stockage des données des fournisseurs, l'évaluation de leurs performances et la gestion des contrats. Il en résulte de meilleures négociations, des risques réduits et des relations améliorées avec les fournisseurs.

# 4. Analyse et reporting

De nombreuses options de reporting offrent des informations utiles sur les habitudes de dépenses, permettant une prise de décision basée sur les données et la détection des tendances qui affectent la santé financière.

# 5. L'application de la politique

En appliquant les directives de dépenses et les règles de conformité, les logiciels de gestion des dépenses réduisent le risque de non-respect des directives et d'achats non conformes.

# 6. Traitement des factures

L'automatisation du traitement des factures réduit les erreurs et accélère le cycle d'approbation et de paiement, améliorant ainsi l'ensemble du processus des comptes créditeurs.

# 7. Prévisions économiques

Ces outils peuvent aider à créer des projections budgétaires précises et des prévisions pour les tendances de dépenses futures grâce à l'examen des données de dépenses antérieures.

# 8. audit Trail 

Des pistes d'audit étendues rendent les transactions financières transparentes, facilitant ainsi le suivi des changements et le respect des responsabilités.

# 9. Prise en charge de plusieurs devises  

Pour les entreprises d'envergure mondiale, la prise en charge de plusieurs devises facilite la gestion efficace des dépenses et des conversions entre différents fuseaux horaires.

Mais quelles sont les différences entre la gestion des dépenses et la gestion des dépenses ? Continuez à lire pour une compréhension approfondie !

Différences entre la gestion des dépenses et la gestion des dépenses

La gestion des dépenses adopte une stratégie globale pour contrôler toutes les dépenses de l'organisation, tandis que la gestion des dépenses se concentre sur les dépenses et les procédures de rémunération des employés individuels.

La gestion des dépenses, en revanche, se concentre sur le suivi et le contrôle précis des dépenses individuelles ; la gestion des dépenses est de nature plus stratégique et vise à promouvoir la rentabilité et la valeur tout au long du processus d’approvisionnement.

Gestion des dépenses 

• La gestion des dépenses consiste en grande partie à suivre et à maîtriser les dépenses particulières de chaque employé effectuées au cours de son emploi.
• Cela implique des procédures comprenant workflows pour l’approbation et la déclaration des dépenses ainsi que le remboursement. 
• L'objectif principal des systèmes de gestion des coûts est de garantir que les membres du personnel respectent les directives de dépenses de l'entreprise et que leurs dépenses sont correctement déclarées pour remboursement. 
• Cela couvre les dépenses telles que les déplacements, le dîner et autres frais accessoires. Les principaux objectifs de la gestion des dépenses sont d’améliorer la précision, d’accélérer le processus de remboursement et de rendre transparentes les dépenses individuelles.

Gestion des dépenses

• D’un autre côté, la gestion des dépenses a un point de vue plus large et couvre le cycle de vie complet des achats. 
• Cela implique la budgétisation, la planification stratégique, le sourcing, la gestion des fournisseurs et un examen de toutes les dépenses dépensées par l'entreprise. 
• En identifiant les possibilités d'économies de coûts, en négociant des contrats avantageux avec les commerçants et en garantissant le respect des directives de dépenses, la gestion des dépenses tente d'optimiser les dépenses dans l'ensemble de l'organisation. 
• Il offre des informations sur l’évolution des dépenses, les performances des fournisseurs et les opportunités potentielles de réduction des coûts. 
• Pour maximiser la valeur tirée des dépenses, la gestion des dépenses, contrairement à la gestion des coûts, se concentre sur la prise de choix intelligents et la planification financière pour l’avenir.

Voici les meilleures solutions de gestion des dépenses qui vous permettent de gérer toutes vos dépenses et d'obtenir le meilleur rapport qualité-prix :

Pleo

Pléo est la solution de dépenses professionnelles leader en Europe qui offre une approche rationalisée de la gestion des dépenses, des factures et des remboursements de votre entreprise. Le logiciel vous offre une visibilité complète et réduit le besoin de travail manuel.

Le logiciel est approuvé par plus de 25 XNUMX clients à travers l'Europe.

Gérez vos dépenses professionnelles avec facilité et efficacité grâce aux cartes d'entreprise, à la gestion des dépenses, aux remboursements et aux factures. Le logiciel permet une intégration facile avec votre système de compte pour synchroniser votre compte Pleo.

La plate-forme de Pleo élimine les tâches administratives manuelles, fait gagner du temps et augmente la productivité. Son automatisation gère les reçus jusqu'à la facturation, libérant du personnel pour les activités commerciales hautement prioritaires.

Intégration avec d'autres outils financiers tels que Xero, Quickbooks, Sage, TravelPerk, etc., simplifie le flux de travail de votre équipe financière et offre une visibilité complète des dépenses et des processus de révision simples, et peut générer des rapports de dépenses automatisés.

Ses fonctionnalités économiques offrent jusqu'à 1 % de remise en argent sur chaque carte, ce qui permet de réaliser des économies importantes. En outre, il offre une transparence et un contrôle complets sur les transactions, des mises à jour des dépenses en temps réel, des limites d'achat personnalisées et des analyses pratiques.

Pleo aide à simplifier les dépenses mondiales pour les entreprises multi-entités avec un seul compte et une seule solution, en automatisant le travail manuel et en améliorant les décisions d'achat. En termes de sécurité, les données respectent des normes de sécurité strictes pour PSD2, la politique de responsabilité zéro de Mastercard, PCI DSS et GDPR. Pleo est gratuit jusqu'à 3 utilisateurs.

Payhawk

faucon est une plateforme de gestion des dépenses pour les entreprises d'Europe et des États-Unis qui automatise la gestion globale des dépenses, réduit les processus manuels de 87 % et permet le paiement des factures à temps et des limites de dépenses personnalisées.

La plate-forme utilise l'approbation workflows, des intégrations comptables et des rapports en temps réel pour gérer et contrôler les dépenses.

Le logiciel permet de suivre et de surveiller toutes les dépenses et transactions professionnelles en temps réel grâce à un logiciel de gestion des dépenses. Il fournit des informations pour la planification et les prévisions tout en partageant des rapports avec les parties prenantes et la haute direction.

Vous pouvez suivre tous les paiements en connectant des cartes Visa d'entreprise spécifiques aux employés et en fixant des limites de dépenses pour les individus et les équipes.

La plateforme fournit aux responsables du budget des mises à jour en direct sur les dépenses de leur projet, leur permettant d'évaluer les dépenses réelles et prévues et de surveiller le budget disponible.

La plate-forme de Payhawk permet la création de politiques de dépenses utilisant des workflows et la facilitation des contrôles des cartes, y compris les limites de transactions récurrentes, les retraits aux guichets automatiques et les hiérarchies d'approbation.

Grâce à l'automatisation des opérations et à la mise à disposition d'un IBAN exclusif pour les paiements de factures via SEPA Instant and Faster Payments, Payhawk réduit efficacement les délais de clôture mensuels jusqu'à cinq jours.

Airbase

Base aérienne est un outil complet de gestion des dépenses pour différents types d'entreprises, comme les entreprises en démarrage, les petites entreprises, les entreprises de taille moyenne, les entreprises pré-IPO et les entreprises. Il offre un ensemble de solutions avancées de contrôle des dépenses, d'audit et de surveillance.

Par exemple, le module Receipt Management offre une application de la conformité, une pièce jointe de reçu sans effort, des e-mails dédiés, le partage de reçus depuis un autre appareil, etc.

En outre, il y a la sécurité et Détection de fraude module pour activer le contrôle des cartes, les limites des cartes, le blocage des cartes, la détection des fraudes, la notification des fraudes, le partage crypté des détails de la carte virtuelle, etc.

Zoho Expense

Si vous êtes une entreprise en pleine croissance, Dépense Zoho est une solution idéale pour la gestion des déplacements et des dépenses. Il aide les entreprises à automatiser les rapports de dépenses, à simplifier les voyages d'affaires, à contrôler les dépenses et à obtenir des informations financières vitales.

De plus, la solution utilise une technologie basée sur l'IA pour détecter la fraude afin que vous puissiez effectuer de meilleurs audits et rester prêt pour la saison des impôts.

Avec Zoho Expense, la gestion des réservations en ligne et hors ligne devient une tâche transparente pour la gestion de bout en bout du bureau de voyage. Il automatise également la création des dépenses à partir des reçus et élimine les erreurs manuelles grâce au processus de remboursement en ligne. 

Cette application vous permet également de comparer votre budget avec vos dépenses réelles. Les demandes d'achat automatisées, le suivi des activités pour la piste d'audit et la collaboration contextuelle et en temps réel entre les départements sont d'autres fonctionnalités principales de la solution.

Wallester Business

Entreprise Wallester est un logiciel de contrôle des dépenses tout-en-un. Les entreprises peuvent gérer toutes les dépenses de l'entreprise à partir d'une seule plateforme, car vous pouvez suivre toutes les dépenses en temps réel. Grâce à cette plateforme, vous pouvez émettre des cartes virtuelles à vos employés en quelques minutes pour couvrir les dépenses de l'entreprise. 

Vous pouvez même offrir un accès partagé aux cartes virtuelles à plusieurs personnes travaillant sur le même projet. Ces cartes de visite sont hautement sécurisées avec un système 3D secure 2.0. De plus, il partage des notifications instantanées pour réduire les risques de cas de fraude.

Les entreprises peuvent même suivre leur progression vers les limites budgétaires et recevoir des alertes lorsqu'elles dépassent leurs limites. La mise en place de limites quotidiennes et mensuelles pour les particuliers, de multiples méthodes de paiement et de retraits d'espèces, la catégorisation des transactions et la fixation de reçus à celles-ci sont d'autres fonctionnalités mises en évidence de ce logiciel.

Precoro

Précoro est une plateforme de gestion intelligente des dépenses primée. Il aide les entreprises à contrôler le flux de travail des dépenses grâce à la soumission des demandes, à l'approbation des commandes et à la transparence des coûts.

Il répond à des défis tels que les approbations retardées, les procédures manuelles erronées, la désorientation workflows, une documentation médiocre, des rapports inadéquats et une budgétisation inefficace.

La plate-forme aide à automatiser les processus de workflow de dépenses pour établir la transparence, la cohérence et une gestion budgétaire efficace.

Pour faciliter les opérations commerciales, Précoro rationalise la gestion des achats de bout en bout, comme les processus de collecte des demandes, la création de flux de travail d'approbation et la surveillance des documents d'achat, etc.

Precoro est un logiciel adaptable qui peut être personnalisé en fonction de l'approche d'achat, du type d'entreprise et de la taille de votre entreprise. Il vous permet de contrôler les opérations, de personnaliser les champs du document pour répondre à vos besoins spécifiques, d'établir une approbation basée sur des critères workflowset concevoir des rôles d'utilisateur.

La plateforme fournit des solutions simples et efficaces de gestion des achats et des dépenses à toutes les équipes concernées pour travailler avec des fournisseurs à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation. En plus de cela, il rationalise les équipes financières en éliminant la facturation manuelle, les approbations, la correspondance des relevés bancaires, etc.

Sa tarification est simple et basée sur l'utilisateur et peut être personnalisée en fonction de votre type d'entreprise.

Emburse 

Embarquer offre des outils complets de gestion des dépenses pour les startups aux grandes entreprises multinationales. Ses solutions incluent la gestion des dépenses, comptes à payer, automatisation des achats, système de paiement rationalisé, audit, gestion des voyages et tableaux de bord de données.

Emburse propose des cartes virtuelles qui peuvent être émises directement via sa plateforme, à l'aide d'un outil appelé Emburse Spend. EmbarquerLes cartes virtuelles de s'intègrent de manière transparente aux logiciels utilisés par les équipes comptables et AP, notamment Emburse Chrome River, Emburse Certify ou l'un des autres produits proposés. Des produits comme Emburse Go aident les gestionnaires de voyages à garder un œil sur leurs voyageurs et leurs dépenses.

La meilleure chose est l'approche modulaire d'Embourse pour la gestion des dépenses des entreprises, en fonction de la taille de l'entreprise. Emburse Tallie fonctionne bien pour les petites et moyennes entreprises. Emburse Certify fonctionne bien pour les entreprises basées aux États-Unis.

Emburse Chrome River fonctionne bien pour les grandes entreprises avec des opérations, quel que soit l'endroit où le bureau est basé. De grandes entreprises comme Microsoft, Nike et Estee Lauder utilisent le logiciel d'Embourse.

Spendesk

Bureau des dépenses possède de nombreuses fonctionnalités utiles et intuitives, notamment des intégrations et la reconnaissance optique de caractères (OCR). Avec cet outil, votre entreprise peut automatiser toutes les dépenses récurrentes. De plus, il est suffisamment puissant pour faire correspondre les notes de frais à la facture respective et gagner du temps.

Spendesk est également un outil flexible permettant aux entreprises de le personnaliser en fonction de leurs approches de gestion des dépenses. Par exemple, vous attribuez des cartes de débit pour des dépenses spécifiques à des employés individuels. En outre, vous pouvez également attribuer des cartes de crédit virtuelles à usage unique. 

De plus, il offre notifications push pour la validation des paiements, l'intégration d'outils de comptabilité, un aperçu ponctuel des dépenses et un tableau de bord complet d'aperçu des dépenses.  

Coupa

Coupa est un autre outil populaire pour la gestion des dépenses d'entreprise (BSM) avec accès au cloud. Il peut gérer les dépenses dans divers secteurs d'activité tels que les paiements, les chaînes d'approvisionnement, les achats, la trésorerie, etc. Il existe trois piles d'outils pour une gestion pratique des dépenses. 

La première pile d'outils est les Applications. Cette pile couvre tous les modules essentiels tels que l'approvisionnement, la facturation, les dépenses, le paiement, gestion de contrat, sourcing stratégique, analyse des dépenses, etc. 

La deuxième pile est la plate-forme BSM qui se concentre sur la confidentialité des utilisateurs, le profil, la sécurité des données et les intégrations. Il comprend un cœur connecté, un accès au cloud, des intégrations, une interface utilisateur graphique (GUI), etc. 

Et enfin, la 3ème pile est la communauté d'affaires Coupa. Il offre des fonctionnalités telles qu'un réseau d'entreprise ouvert, l'avantage Coupa et l'IA communautaire.     

Mesh Payments

Paiements maillés est encore un autre logiciel que vous pouvez utiliser et arrêter les fuites de dépenses. Tout d'abord, sa fonctionnalité Spend Insights vous apporte des informations précieuses sur les données au moment où vous en avez besoin. Chaque fois que vous affichez un élément de dépense, son application mobile affiche automatiquement les opportunités d'économies à l'avenir, les prévisions de dépenses au taux actuel, etc. 

Deuxièmement, son module Spend Controls vous envoie des alertes de demande de paiement en temps réel, vous permet de limiter les dépenses, d'annuler les abonnements à partir d'une interface centrale et de bloquer les paiements des fournisseurs en un seul clic. Les autres fonctionnalités notables sont l'optimisation des dépenses, les rapports en temps réel et le flux de travail de paiement automatisé.   

Ramp

Rampe a divisé son système de gestion des dépenses d'entreprise en 4 méga modules : Start, Scale, Streamline et Save. Le module Start vous donne accès à des outils pour gérer plusieurs cartes, les paiements de factures (ACH/chèques/cartes), en temps réel suivi des dépenses, et une comptabilité précise des dépenses.

Le module d'échelle vous permet d'appliquer des politiques commerciales concernant les dépenses et les dépenses. Par exemple, vous pouvez utiliser des stratégies de dépenses pour définir des règles et contrôler les dépenses afin d'appliquer ces directives de dépenses.

Le module Streamline vous propose plusieurs workflows (Onboarding, collaboration et Services) pour automatiser la gestion des dépenses et l'intégrer (plus de 1000 intégrations) à d'autres outils commerciaux. Enfin, le module Save est là pour répondre à vos besoins en matière de correspondance des reçus, de catégorisation des dépenses, d'intelligence des prix, d'informations sur les économies, etc.  

Brex

Brex consiste à accélérer les finances des opérations commerciales tout en respectant les politiques de l'entreprise en matière de dépenses et de dépenses. En permettant à l'employé de soumettre des dépenses précises et à l'équipe comptable de vérifier les dépenses sans effort, Brex développe une culture de discipline financière au sein de l'entreprise et de ses ressources humaines. 

Brex propose diverses solutions de gestion des dépenses d'entreprise telles que les cartes de crédit, les comptes professionnels, le suivi des dépenses, les intégrations, etc. Il apporte également la fonctionnalité de gestion des dépenses pour l'abonnement Brex Empower.  

Workday

Journée de travail, le célèbre outil de gestion du capital humain, a également commencé à proposer des moyens simples et stratégiques de gérer les dépenses des entreprises. Il est livré avec une interface utilisateur graphique intuitive, simple et légère pour la gestion des dépenses à partir d'une plate-forme centralisée. 

Son interface utilisateur comporte 3 onglets de base : source de paiement, inventaire et KPI. Le module Source to Pay fournit des informations précieuses sur les dépenses des fournisseurs, les dépenses gérées par rapport aux dépenses non gérées, les performances des fournisseurs, le traitement des factures, etc.

De plus, il s'agit d'une application basée sur le cloud qui vous permet, à vous et aux parties prenantes de votre entreprise, de garder un œil sur les dépenses de l'entreprise depuis n'importe quel appareil et n'importe où avec une connexion Internet.

PayEm

Payer est tout au sujet de l'automatisation avancée dans le secteur vertical de la gestion des dépenses de votre entreprise. Il apporte des abonnements aux fournisseurs et Abonnements SaaS pour les employés en un seul endroit. Ainsi, vous n'avez pas besoin d'acheter un logiciel séparé pour différentes têtes de dépenses.

Sur PayEm, vous pouvez créer et émettre cartes de crédit virtuelles pour différents fournisseurs tiers et affectez un point de contact pour la gestion des dépenses. Vous pouvez également appliquer la même stratégie aux abonnements logiciels. 

De plus, vous obtenez l'autorité ultime de contrôle des dépenses sur PayEm. Ainsi, vous pouvez arrêter de dépenser trop pour les abonnements logiciels en supprimant les applications inutiles ou les anciens comptes d'employés des applications existantes.

Teampay

Paye en équipeL'application cloud de met les équipes financières aux commandes afin qu'elles puissent visualiser toutes les dépenses des différents secteurs verticaux de votre entreprise. Les parties prenantes de l'entreprise obtiennent également une vue en temps réel des dépenses quotidiennes et peuvent limiter rapidement les dépenses si nécessaire.

Il offre également une interface utilisateur conversationnelle afin que les employés puissent obtenir une assistance en temps réel de l'équipe financière pour connaître le processus d'achat ou obtenir des approbations de transaction. De plus, vous n'avez pas besoin d'attendre la facture du mois suivant pour comprendre comment vos employés dépensent. Vous obtiendrez des données en temps réel sur les dépenses actuelles.

JAGGAER ONE

JAGGAER UN est également un nom populaire pour les activités Source-to-Pay qui rassemblent toutes les dépenses de différents secteurs verticaux en un seul endroit pour une supervision facile des dépenses de l'entreprise. Son application bien pensée vous permet de gérer les dépenses indirectes et directes à partir d'un seul outil.

Il offre des fonctionnalités très avancées Analyse des données et des informations en combinant l'IA et l'automatisation robotique des processus (RPA). Ainsi, vous pouvez obtenir des données exploitables pour restructurer le processus de gestion des dépenses, comme la création d'un catalogue d'approvisionnement pour l'ensemble de l'entreprise. 

RealPage

RealPage vous aide à devenir rentable et productif lorsque vous gérez les fournisseurs, les factures et les achats sur cet outil. Ce n'est pas qu'un simple outil de suivi des dépenses. 

Il rassemble les données sur les dépenses et les revenus de tous les portefeuilles commerciaux de votre entreprise et vous offre des informations sur les données pour un approvisionnement intelligent. De plus, il vous aide à automatiser tous les bons de commande (PO) et leurs processus d'approbation avec un flux de données en temps réel vers un tableau de bord central pour la surveillance et l'analyse des dépenses.

Concur Expense

Dépenses d'accord est une offre de gestion des dépenses de SAP, le célèbre spécialiste des opérations commerciales Logiciel ERP développeur. Le produit vous aide à intégrer et à automatiser la gestion des dépenses de l'entreprise en reliant plusieurs transactions Source-to-Pay.  

L'outil est bénéfique tant pour l'employé que pour l'employeur. Par exemple, les employés de terrain peuvent déposer leurs notes de frais depuis un mobile. Le programme intelligent de Concur vérifiera automatiquement la dépense et vous enverra une notification afin que vous puissiez approuver la dépense plus rapidement. 

Mot de la fin

En utilisant un logiciel de gestion des dépenses, vous pouvez combler les trous qui drainent l'argent sans le savoir et protéger votre entreprise pour la marge bénéficiaire. Vous pouvez également exiger l'un des meilleurs trackers de dépenses si votre entreprise doit rembourser des paiements récurrents effectués par des employés ou des fournisseurs.