9 meilleures alternatives SharePoint pour la gestion du contenu et du travail

Microsoft SharePoint est le logiciel incontournable pour la collaboration de contenu, de documents et de travail. Cependant, si vous souhaitez explorer quelque chose de mieux que SharePoint, vous pouvez essayer les alternatives SharePoint suivantes maintenant.

SharePoint a été le moteur le plus rapide dans le spectre de la collaboration de contenu et de travail. Au début, les grandes entreprises n'utiliseraient que SharePoint car elles peuvent se permettre le coût d'un abonnement SharePoint Classic ou Office 365. 

Cependant, l'adoption du cloud et le boom du SaaS ont beaucoup changé l'écosystème. De nos jours, toute entreprise, petite ou grande, peut se permettre des applications de gestion de travail et de contenu. Par conséquent, SharePoint n'est plus la seule application intranet ou de collaboration de contenu. 

Trouvez ci-dessous quelques alternatives populaires à SharePoint si vous recherchez une meilleure gestion de contenu sur le cloud ainsi qu'une plateforme de travail collaboratif.   

Pourquoi explorer les alternatives SharePoint ?

La principale raison pour laquelle vous recherchez une alternative à SharePoint est la poussée de Microsoft vers le SharePoint moderne et la possible dépréciation des versions 2013, 2016 et 2019 de SharePoint classique 👋. Selon une discussion sur Microsoft Apprendre, cela pourrait arriver après 2026. Cependant, vous pourrez toujours utiliser le logiciel.

Si Microsoft déprécie de toute façon SharePoint classique, il ne mettra pas à jour ou ne fournira pas de services de support. Si votre équipe informatique interne est experte sur SharePoint, vous pouvez toujours l'utiliser après la fin de sa vie prévue en 2026.

Ainsi, mieux vaut prendre une longueur d'avance dans votre recherche d'un outil alternatif de collaboration d'équipe et de partage de documents. De plus, avec plus de temps pour choisir, vous pouvez prendre une meilleure décision car, après tout, le logiciel devrait prendre travailler plus facilement, en particulier pour les télétravailleurs.

Autres raisons d'obtenir une alternative à SharePoint

# 1. Vous avez besoin d'experts ou d'agences SharePoint pour configurer un intranet SharePoint, un système de gestion de contenu et des interfaces de travail collaboratif sur cet outil. Ça coûte de l'argent💵!

# 2. SharePoint est disponible en tant qu'outil gratuit avec Microsoft 365 Business Basic et de meilleurs plans d'abonnement. Mais même ce plan de base coûte 6 $/utilisateur/mois, et Microsoft vous facture annuellement à ce tarif. Ainsi, si vous êtes une petite ou moyenne entreprise ou si vous avez un budget serré pour les applications professionnelles, vous souhaiterez peut-être obtenir une solution abordable.

# 3. Vous recherchez une solution simple que chaque employé peut utiliser sans passer par une longue courbe d'apprentissage, ce dont SharePoint a absolument besoin. 

# 4. Naviguer dans les éditions classiques et modernes de SharePoint est, encore une fois, une tâche difficile. J'ai vu des gens qui prenaient littéralement des notes sur des documents, des listes, des paramètres, des bibliothèques, etc., des emplacements SharePoint.

# 5. Bien que Microsoft ait fait un excellent travail de mise à niveau de SharePoint classique vers un SharePoint moderne basé sur le cloud, il présente toujours des problèmes dans l'ensemble de son interface utilisateur. Parfois, quelques boutons, le panneau supérieur ou le logo de l'entreprise ne s'afficheront pas tant que vous n'aurez pas actualisé plusieurs fois.

# 6. Il semblerait qu'il existe de nombreuses personnalisations, mais celles-ci sont très limitées dans les limites de Microsoft. Ainsi, si vous avez besoin d'une application de collaboration de contenu unique avec une automatisation complexe, SharePoint n'est peut-être pas le bon choix. 

# 7. SharePoint utilise Power Automate pour l'automatisation, qui est à nouveau une compétence de haut niveau. Les alternatives SharePoint utilisent l'approche If-This-Then-That (IFTTT), qui est facile à apprendre et à mettre en œuvre.

Caractéristiques à prendre en compte lors du choix d'une alternative

Avant d'acheter n'importe quelle alternative à SharePoint, assurez-vous que outil de collaboration documentaire contient un mélange des fonctionnalités suivantes :

# 1. Collaboration facile sur l'application avec un accès basé sur les rôles pour les documents, fichiers, workflows, projets, etc...

# 2. Liens partageables pour la collaboration interne et externe.

# 3. Liens publics pour les espaces de travail, les tableaux de bord et les vues qui ne nécessitent pas de comptes dans le même outil de collaboration de contenu.

# 4. Aucune intégration ou intégration à faible code avec diverses applications professionnelles tierces pour étendre les fonctionnalités du système de gestion de contenu.

# 5. L'outil doit posséder un contenu prédéfini et gestion du travail modèles.

# 6. L'application ne doit pas être rigide mais suffisamment flexible pour permettre aux utilisateurs de créer des bibliothèques de contenu personnalisées, une automatisation du flux de travail et des tableaux de projet.

# 7. Il devrait y avoir des options pour la recherche de contenu basée sur les métadonnées.

# 8. Si l'outil vous permet de créer une base de connaissances, ce serait un autre point positif. 

Maintenant que vous avez appris la nécessité d'un alternative à SharePoint, explorons ci-dessous quelques applications de collaboration de contenu et de travail qui font encore mieux. 

Confluence

Confluence est un logiciel de collaboration de contenu et de documentation d'Atlassian. Il sert d'alternative à SharePoint, offrant une option aux équipes intelligentes pour un travail à distance facile. Il se concentre sur la création et la gestion de contenu.

Il devient donc facile de créer et d'organiser des documents, des notes de réunion, des plans de projet, des codes logiciels, des conceptions filaires, etc. sur Confluence.

De plus, Confluence est facile à utiliser, ce qui permet aux employés de l'utiliser sur des appareils mobiles et des ordinateurs sans une courbe d'apprentissage abrupte.

L'application cloud de gestion de contenu permet une collaboration en temps réel, ce qui permet aux équipes de modifier et de réviser le contenu ensemble. De plus, les pages, les tableaux blancs et les espaces partagés publiquement sont facilement accessibles, tout comme une application Web, sans ouvrir de compte.

Il offre une large gamme d'intégrations avec d'autres outils populaires, améliorant sa polyvalence. Les intégrations populaires incluent Salesforce, Invision, Box, Slack, Teams, etc.

Outre la gestion du contenu et du travail, Confluence prend en charge le contrôle de version, garantissant que toutes les modifications et révisions sont suivies. Ainsi, si vous trouvez un contenu dans un état insatisfaisant après une modification, vous pouvez revenir instantanément à la dernière bonne configuration connue.

Tarification de Confluence: À partir de 5.75 $/utilisateur/mois | Forfait gratuit également disponible

A lire également: Confluence contre. SharePoint

Google Workspace

Espace de travail Google est une suite d'espace de travail professionnel tout-en-un qui offre une longue liste d'applications pour que vous puissiez facilement travailler sur des projets techniques et créatifs.

Les applications phares sur lesquelles vous travaillerez souvent pour la création, le partage et le stockage de contenu sont Gmail, Meet, Drive, Docs, Sheets, Slides, Forms, Sites, Keep, Jamboard, Cloud Search et Apps Script.

Pour étendre les fonctionnalités de votre Espace de travail Google abonnement, vous pouvez obtenir du matériel Voice, Meet et AppSheet. AppSheet est la dernière offre de Google qui vous permet de créer des applications Web partageables en interne et en externe sans apprendre à coder.

À des fins de sécurité et de gestion du lieu de travail, vos chefs d'entreprise ou administrateurs informatiques peuvent commencer à utiliser des applications Google telles que Admin, Endpoint, Work Insights et Vault. 

Presque toutes les applications Google qui vous permettent de créer des textes, des images, des pages Web, des diapositives, etc., sont également dotées d'un système de contrôle de version. Ainsi, vous pouvez restaurer l'ancien contenu si nécessaire.  

Tarifs de Google Workspace: À partir de 6 $/utilisateur/mois/facturation annuelle | Forfait gratuit disponible

A lire également: Google Workspace Individuel : tout ce que vous devez savoir

MangoApps

Applications de mangue est un remplacement abordable pour SharePoint. Il offre la plupart des fonctionnalités que vous obtenez de SharePoint.

Par exemple, il existe des sites intranet, des bases de connaissances, des portails de communication pour les employés, un système d'apprentissage et de développement des employés (LMS), un portail de commentaires des employés, des sites d'engagement pour l'ensemble de l'organisation, des communautés de clients commerciaux et des portails en libre-service pour les clients. 

Ce ne sont que des fonctionnalités prédéfinies. En utilisant vos propres compétences techniques et créatives et les outils MangoApps comme Workflows, Wikis, liste de tâches, gestion des tâches, espaces de travail de projet, pages et API ouvertes, vous pouvez créer une infinité de workflows sur l'outil sans aucune dépense supplémentaire.

Vous et vos employés pouvez commencer à créer des projets fonctionnels et des bibliothèques de contenu sur MangoApps avec collaboration en quelques heures après votre inscription à l'outil. Il a une courbe d'apprentissage très courte par rapport à SharePoint.  

Tarification de MangoApps: À partir de 12 $/utilisateur/mois | Essai gratuit de 14 jours disponible 

Box

Box est le cloud de contenu pour tous les types d'entreprises qui recherchent la création de contenu collaboratif à l'aide d'un tableau blanc numérique, comme Box Canvas. En outre, vous pouvez créer des processus d'approbation et de consommation de contenu à l'aide de Box Relay, l'outil d'automatisation du flux de travail.

Box a fait ses preuves avec des cas d'utilisation couronnés de succès dans des secteurs industriels tels que la finance, les sciences de la vie, le gouvernement, la santé, la vente au détail, les organisations à but non lucratif, les médias, le divertissement, l'éducation et les services professionnels.

Vous pouvez appliquer les fonctionnalités de gestion de contenu et de collaboration au travail de Box dans des départements tels que les ressources humaines, les services juridiques, les ventes, le marketing, les finances, etc. 

Box se concentre sur la cybersécurité et la confidentialité des données, et possède donc des records prestigieux de conformité gouvernementale et sanitaire pour le stockage des données. Box Content Cloud est certifié conforme aux réglementations internationales telles que GxP Validation, GDPR, ITAR, PCI, HIPAA, ISMAP, FedRAMP, DSS, etc.   

Prix ​​de la boîte: À partir de 20 $/utilisateur/mois | Forfait gratuit disponible

Helpjuice

Aidejuice vous aide à créer des bases de connaissances en ligne qui s'intègrent aux logiciels de service client tels que Freshdesk parfaitement.

La suite logicielle de la base de connaissances est basée sur des fonctionnalités telles que la création et le formatage de contenu, les rapports et l'analyse, les personnalisations du site de la base de connaissances, le champ de recherche de type Google et l'intégration étendue avec les applications professionnelles.

Son outil de création de contenu est livré avec diverses options d'annotation et d'édition de texte telles que le formatage du texte, les images, les vidéos, les réponses interactives, etc. Vous pouvez configurer la logique principale dans la base de connaissances afin que le portail puisse afficher des articles d'aide ou des étapes de dépannage en fonction des entrées de l'utilisateur.

Vous pouvez également collaborer sur le contenu de la base de connaissances en temps réel dans l'outil d'édition en partageant les liens avec d'autres éditeurs ou créateurs. Sans oublier qu'il existe un système de contrôle de version fiable pour restaurer le contenu supprimé. Le portail de la base de connaissances est également personnalisable en fonction des pratiques de référencement afin que les utilisateurs puissent trouver vos articles d'aide sur la recherche Google.   

Prix ​​de Helpjuice: À partir de 30 $/utilisateur/mois minimum 4 utilisateurs | Essai gratuit de 14 jours disponible

Jostle

Bousculade est une plateforme de réussite des employés basée sur le cloud où chaque membre d'une organisation peut avoir une expérience intranet conviviale. Alors que beaucoup peuvent considérer SharePoint comme une solution complexe, Jostle a une interface simple, accessible, rationalisée et visuellement attrayante.

Ses fonctionnalités, telles que les fils d'actualités, les outils de reconnaissance des employés et les forums de discussion, aident les employés à créer un sentiment d'appartenance à la communauté grâce à la communication. Les employés peuvent également partager leurs idées et se connecter avec leurs collègues en utilisant les fonctionnalités de réseautage social de cette application.

À l'aide d'un organigramme et d'un répertoire d'employés, les utilisateurs peuvent facilement trouver et se connecter avec des collègues.

Vous pouvez également intégrer Jostle à Google Workspace, Airtable, Asana, Dropbox, Evernote, Outlook, MS Teams, Salesforce, YouTube et WordPress.

Prix ​​de Jostle: À partir de 75 $/personne/mois | Forfait gratuit également disponible

Document360

Document360 est avant tout une plate-forme sur laquelle vous pouvez créer une base de connaissances en libre-service en ligne pour vos employés. Il peut être utilisé pour créer des SOP pour certaines équipes et de la documentation privée pour les clients.

Vous pouvez créer, organiser et publier des articles et de la documentation de la base de connaissances sur cette plateforme conviviale et consultable. Même les utilisateurs novices peuvent écrire et modifier des articles à l'aide d'outils intuitifs. Le contrôle de version de Document360 peut être utilisé pour suivre les modifications et gérer l'historique des documents.

De plus, vous bénéficiez de fonctionnalités telles que des modèles et une image de marque personnalisables, des analyses et des rapports intégrés, une capacité multilingue et une intégration.

Tarification de Document360: À partir de 149 $/projet/mois | Forfait gratuit également disponible

Workplace

En milieu de travail by Meta est une plate-forme de communication et de collaboration d'entreprise qui s'est imposée comme une alternative SharePoint populaire avec des fonctionnalités telles qu'un intranet. Sa bibliothèque de connaissances est l'endroit où vous pouvez créer, stocker et partager vos fichiers pour un accès et une découverte faciles par d'autres.

Lorsque vous utilisez cette bibliothèque pour partager toutes vos ressources clés, vous pouvez gérer l'autorisation d'accès aux fichiers pour déterminer que seules les personnes autorisées ont accès aux informations sensibles. Il offre également une fonction de recherche pour trouver le fichier souhaité rapidement et sans douleur.

Sa large gamme d'intégrations comprend SharePoint, HubSpot, Asana, OneDrive, Boîte, Feuille intelligente, TaskList, etc. Il offre également d'autres fonctionnalités telles que les groupes, la vidéo en direct, le fil d'actualités, le centre de sécurité et les informations.

Tarification du lieu de travail: À partir de 4 $/personne/mois

ONLYOFFICE

Si vous êtes une startup qui trouve un abonnement SharePoint coûteux, vous pouvez utiliser  ONLYOFFICE. Cette suite bureautique collaborative offre un plan gratuit pour les startups où l'on peut créer, modifier et gérer divers types de fichiers tels que des documents, des feuilles de calcul et des présentations. 

Sur cette plate-forme, plusieurs utilisateurs travaillent sur le même document en temps réel et toutes les modifications seront visibles instantanément par tous les utilisateurs.

Il dispose également de fonctionnalités de gestion de documents utiles, telles que le suivi de l'historique, le contrôle de version et les commentaires, qui facilitent l'organisation et la catégorisation des fichiers par les utilisateurs.

Grâce à l'intégration transparente avec des services de stockage en nuage tels que Box, Dropbox, OneDrive et Google Drive, vous pouvez facilement stocker et accéder à des fichiers importants. La prise en charge d'intégration supplémentaire inclut SharePoint, Jira, ChatGPT, Google Traduction, Zoom et AWS.

En dehors de cela, ONLYOFFICE protège les données sensibles de votre organisation avec des fonctionnalités de sécurité intelligentes et permet aux administrateurs de gérer les autorisations d'accès de tous les utilisateurs.

Prix ​​de ONLYOFFICE: À partir de 8 $/utilisateur/mois 

Conclusion

Alors, connaissez maintenant le meilleur contenu et applications de travail collaboratif qui peut facilement remplacer vos projets et bibliothèques de contenu SharePoint. De plus, tous ces outils Software-as-a-Service (SaaS) sont livrés avec des options de tarification évolutives, vous pouvez donc commencer avec un petit investissement. Lorsque votre travail augmente, vous pouvez évoluer.

Si vous ne disposez pas d'un outil de gestion de contenu, de travail et de projet et que vous en recherchez un, il serait sage de vérifier l'une des alternatives ci-dessus à SharePoint avant d'acheter les mêmes abonnements Microsoft 365 coûteux.

Lorsque vous avez déjà souscrit un abonnement Microsoft 365, vous n'avez pas besoin de migrer instantanément vers l'une de ces alternatives à partir de Sharepoint en interrompant vos opérations commerciales. Faites-le au fil du temps pour garder l'entreprise workflows en mouvement.

Ensuite, le meilleur CMS sans tête open source pour le développement d'applications.