Shadow IT : qu’est-ce que c’est et comment atténuer les risques associés ?

Le Shadow IT est aujourd’hui de plus en plus répandu dans les organisations du monde entier, à mesure que des technologies et des outils nouveaux et améliorés émergent et deviennent facilement accessibles. 

Imaginez ceci : pendant que vous suivez scrupuleusement tous les protocoles, il existe un monde parallèle de technologie qui prospère tranquillement au sein des murs de votre organisation. C’est ce qu’on appelle le shadow IT.

Cela implique que les employés utilisent des outils non autorisés pour effectuer des tâches, ce qui pourrait augmenter leur productivité et leur efficacité, mais implique également des vulnérabilités et des risques tels que des violations de données, des problèmes de conformité et des complications opérationnelles.

Il est donc essentiel de trouver le bon équilibre entre l’introduction de nouvelles idées et la garantie de la sécurité lors de la mise en pratique de ces actions.

Dans cet article, j'aborderai en détail le shadow IT, pourquoi cela se produit, ses risques potentiels et comment les détecter et les atténuer pour garantir la sécurité.

Commençons!

What Is Shadow IT?

Le Shadow IT fait référence à l'utilisation de technologies, d'outils et de solutions logicielles par les départements et les employés d'une organisation à l'insu du service informatique ou sans obtenir son approbation officielle.

En termes plus simples, cela revient à utiliser des applications ou des programmes que votre entreprise n'a pas approuvés pour exécuter des tâches liées à l'entreprise. Le Shadow IT peut provenir des besoins d’employés ou de services individuels qui ne sont pas satisfaits des systèmes informatiques disponibles. Ils peuvent trouver certains outils plus pratiques ou plus utiles pour accomplir leurs tâches.

Supposons que vous utilisiez une application de partage de fichiers pour collaborer sur un projet parce qu'elle est conviviale, même si votre entreprise dispose d'une autre plate-forme approuvée à cet effet. C'est le shadow IT en action.

Bien que cela puisse paraître inoffensif ou permettre une meilleure productivité, l’utilisation de ces outils peut avoir des conséquences importantes. Puisqu’ils ne sont pas vérifiés par votre équipe informatique, ils peuvent présenter des vulnérabilités ou manquer de mesures de sécurité adéquates. Cela pourrait entraîner une exposition des données, des violations potentielles ou d'autres cyber-attaques.

Il est donc important de comprendre le shadow IT, de déterminer si quelqu'un le pratique dans votre organisation et de l'atténuer dès que possible afin de maintenir un environnement numérique sécurisé au sein de votre organisation.

Reasona Behind Shadow IT

Certains employés et services adoptent le shadow IT pour plusieurs raisons qui semblent intéressantes au premier abord, mais qui peuvent avoir de sérieuses implications sur l'infrastructure informatique et la sécurité des données de votre organisation.

Voici quelques raisons derrière le shadow IT :

Processus inconnus

Parfois, les démarches officielles pour obtenir de nouveaux outils dans une entreprise peuvent être assez complexes et longues. Il est compréhensible que les employés, axés sur l'efficacité, puissent trouver cela frustrant.

En conséquence, ils peuvent se tourner vers le shadow IT et commencer à utiliser un outil différent qui répond à cet objectif, mais sans approbation officielle. Ils utilisent ce raccourci pour résoudre des problèmes et augmenter la productivité, même si cela comporte des risques potentiels pour la sécurité.

Besoins spéciaux

Les différents départements d'une entreprise ont des besoins différents auxquels les solutions logicielles approuvées ne peuvent pas répondre. C'est comme essayer de s'adapter à la robe de quelqu'un d'autre.

Lorsque les employés sont confrontés à cette situation, cela peut entraîner des frustrations et une perte de productivité. En conséquence, ils pourraient partir à la recherche d’outils parfaitement adaptés à leurs besoins. En fin de compte, ils finissent par utiliser secrètement des logiciels que leur entreprise ne reconnaît ni n’approuve officiellement.

Facilité d’utilisation

Supposons que vous trouviez un outil très simple à utiliser, comme une application pour smartphone. S'il est disponible en ligne, les employés pourraient sauter à la première occasion de l'utiliser, même s'il n'est pas officiellement approuvé.

En effet, il est rapide et pratique à utiliser pour accomplir la tâche – un peu comme prendre un raccourci par un passage arrière au lieu de suivre la route principale.

Écarts de productivité

Parfois, les employés voient des moyens de travailler mieux ou plus rapidement, mais les outils approuvés par l'entreprise ne suffisent pas vraiment. C’est là qu’intervient le shadow IT.

Ils pourraient commencer à utiliser d’autres outils qu’ils trouvent par eux-mêmes, pensant que cela les aidera à mieux faire leur travail. Le problème est que ces outils peuvent ne pas être sûrs ou sécurisés.

Méconnaissance des politiques

Les règles et directives de l’entreprise peuvent facilement être ignorées, même par les meilleurs employés. De plus, certains employés peuvent ne pas connaître certaines politiques informatiques et recherchent donc eux-mêmes des solutions. C'est comme essayer de réparer quelque chose à la maison sans avoir lu le manuel d'instructions au préalable. 

Préférence pour les outils familiers

Pensez à utiliser vos outils préférés au travail, ceux auxquels vous êtes vraiment habitué. Certains employés peuvent intégrer des systèmes ou des outils issus de leur ancien emploi ou de leur vie personnelle dans leur travail actuel sans se rendre compte que ces outils peuvent ne pas être sûrs. Cela est évident dans le cas des organisations utilisant des politiques BYOD.

Pression pour livrer

Lorsqu'un délai serré approche, les employés peuvent ressentir le besoin de terminer leurs tâches le plus rapidement possible. Cette pression peut les amener à trouver et à utiliser des outils qui, selon eux, les aideront à atteindre leurs objectifs plus rapidement, même si ces outils ne sont pas officiellement autorisés.

Manque d'entraînement

Si une entreprise introduit de nouveaux outils mais ne montre pas à ses employés comment les utiliser correctement, c'est comme offrir à quelqu'un un nouveau gadget sans manuel d'instructions. Dans ce cas, les employés pourraient avoir recours à des outils qu'ils connaissent déjà, même s'ils ne sont pas officiellement sanctionnés.

Risks and Implications of Shadow IT

L’utilisation du Shadow IT peut sembler pratique au premier abord, mais elle comporte des risques inhérents et des implications qui peuvent avoir un impact significatif sur votre organisation.

Infractions aux données

Lorsque les employés utilisent des outils non approuvés, les risques de violation de données augmentent. De tels outils peuvent ne pas disposer des mesures de sécurité nécessaires pour protéger information sensible.

Manque de contrôle

Le Shadow IT fonctionne souvent en silence, à l’insu des services informatiques. Ce manque de visibilité signifie que les organisations ont un contrôle et une surveillance limités sur les logiciels utilisés.

Malheureusement, cela peut entraîner divers défis tels que des incohérences dans la gestion des données, des problèmes de conformité et même des conflits avec la stratégie informatique globale de l'organisation.

Problèmes de compatibilité

Les différents outils adoptés via le shadow IT peuvent ne pas être compatibles entre eux ou avec les systèmes existants de l'organisation. Cela peut créer des problèmes d’intégration, entravant la collaboration et la productivité. C'est comme si vous utilisiez des pièces de puzzle provenant de différents ensembles : elles ne s'emboîtent tout simplement pas.

Non-conformité réglementaire

De nombreuses industries ont des règles et des directives strictes en matière de confidentialité des données et la sécurité. Lorsque les employés adoptent des outils à l'insu du service informatique, ils peuvent accidentellement enfreindre ces réglementations. Le résultat peut être de lourdes amendes et une réputation ternie.

Augmentation des coûts

L’attrait des applications gratuites ou peu coûteuses peut être tentant, mais les coûts cachés peuvent s’additionner. Le service informatique devra peut-être allouer des ressources pour résoudre les problèmes de compatibilité, fournir une assistance et assurer la sécurité d'outils dont ils n'avaient même pas connaissance. C'est comme acheter un article budgétaire qui finit par coûter plus cher en réparations et en entretien.

Perte de productivité

Ironiquement, les meilleurs outils destinés à améliorer la productivité peut finir par faire le contraire. Lorsque les outils ne sont pas officiellement pris en charge, les employés passent du temps à résoudre les problèmes au lieu de se concentrer sur leurs tâches réelles. C'est comme conduire sur une déviation qui prend plus de temps que la route principale.

Dégâts de réputation

Imaginez qu'une violation se produise en raison du shadow IT et que la nouvelle de l'incident se propage. La réputation de l’organisation peut en prendre un coup. Les clients, les partenaires et les parties prenantes pourraient perdre confiance, ce qui aurait un impact sur les relations commerciales et les opportunités futures.

Problèmes de dépannage et d'assistance

Lorsque les employés utilisent divers outils à l'insu du service informatique, cela peut créer des problèmes de dépannage et de fourniture d'un support de qualité. Si des problèmes surviennent, le service informatique peut ne pas disposer de l'expertise ou des ressources nécessaires pour fournir une assistance efficace à ces outils non autorisés. Cela peut entraîner des temps d'arrêt prolongés, des employés frustrés et des retards dans les projets.

Perte de gouvernance centralisée des données

Dans une configuration informatique officielle, la gouvernance et la gestion des données sont centralisées, garantissant ainsi la cohérence, la sécurité et l'exactitude. Avec le shadow IT, les données peuvent être dispersées entre différents outils, plates-formes et appareils. Cette perte de contrôle centralisé peut entraîner de la confusion, des erreurs et même des responsabilités juridiques si des enregistrements précis ne sont pas conservés.

Methods for Detecting Shadow IT

La détection du shadow IT au sein de votre organisation est cruciale pour maintenir la sécurité des données et le contrôle opérationnel. Voici quelques méthodes efficaces pour identifier les instances de shadow IT :

# 1. Audits réguliers

Pour garantir que le paysage technologique de l'organisation est conforme aux outils approuvés, vous devez effectuer des audits périodiques.

En comparant la liste des logiciels actuels à ceux officiellement sanctionnés, vous pouvez identifier les disparités ou les applications non approuvées. Ces audits constituent une mesure proactive pour maintenir le contrôle sur l'environnement technologique et empêcher l'adoption d'outils non autorisés susceptibles de compromettre la sécurité et la sécurité. conformité.

# 2. Enquêtes d'utilisateurs

Les enquêtes auprès des utilisateurs sont un moyen direct d'impliquer les collaborateurs dans la compréhension des solutions technologiques qu'ils utilisent quotidiennement. Ces enquêtes fournissent des informations précieuses pour identifier les cas de shadow IT, dans lesquels les employés adoptent des logiciels qui ne sont pas reconnus par le service informatique.

# 3. Surveillance réseau

La surveillance du réseau implique d'observer de près le flux de données au sein de l'infrastructure réseau d'une organisation. Les équipes informatiques peuvent identifier divers logiciels ou outils non autorisés en accordant une attention particulière à tout modèle irrégulier ou inattendu du trafic réseau.

# 4. Surveillance des points de terminaison

La surveillance des points finaux est un processus qui implique l'installation d'un logiciel de surveillance spécialisé sur les appareils des employés. Ce logiciel peut facilement suivre et enregistrer tous les outils et services installés sur les appareils des employés.

En comparant les candidatures enregistrées à la liste approuvée de l'organisation, vous pouvez détecter des écarts.

# 5. Analyse des journaux d'accès

L'analyse des journaux d'accès implique un examen attentif des enregistrements, tels que les outils non autorisés, les personnes qui les utilisent et le moment de chaque accès.

# 6. Surveillance des services cloud

Aujourd’hui, la technologie cloud facilite l’accès à une variété d’outils que les employés pourraient préférer en raison de leur simplicité et de leur commodité. C'est pourquoi la surveillance des services cloud est cruciale. Cela implique d'effectuer des activités de surveillance telles que le suivi et la détection en utilisant des services et des outils basés sur le cloud. 

# 7. Collaboration informatique et RH

La collaboration entre la DSI et les Ressources Humaines (RH) est cruciale, notamment lors de la onboarding processus pour les nouveaux employés.

En travaillant ensemble pour gérer l'adoption de la technologie, les deux départements peuvent garantir que les nouvelles recrues sont équipées d'applications, d'appareils, de services et de politiques approuvés par l'entreprise.

# 8. Détecter les anomalies de comportement

Les anomalies de comportement sont des écarts par rapport aux modèles typiques d’utilisation de la technologie. En tirant parti des outils basés sur l’IA, les organisations peuvent analyser ces anomalies pour identifier tout comportement inhabituel pouvant indiquer la présence d’un Shadow IT. 

How to Mitigate Shadow IT Risks?

L'atténuation des risques liés au shadow IT nécessite des mesures proactives pour reprendre le contrôle du paysage technologique de votre organisation.

Voici quelques stratégies efficaces à considérer :

Des politiques informatiques claires

La mise en place de politiques informatiques claires et complètes est la pierre angulaire de la gestion des risques liés au shadow IT. Ces politiques doivent répertorier explicitement les logiciels et applications dont l'utilisation est officiellement approuvée au sein de l'organisation.

Assurez-vous que ces politiques sont facilement accessibles à chaque employé utilisant des plateformes telles que l'intranet de l'entreprise ou des bases de données partagées.

En rendant ces directives facilement accessibles, vous permettez à vos employés de savoir quels outils sont sanctionnés et ce qui relève du domaine du shadow IT.

Ateliers Shadow IT

Les ateliers Shadow IT sont des sessions informatives visant à informer les collaborateurs sur les risques possibles liés à l’utilisation d’outils non autorisés et leurs implications.

Ces ateliers offrent des informations précieuses sur la sécurité, la conformité et les conséquences opérationnelles du shadow IT, permettant aux employés de prendre des décisions éclairées tout en évitant les incidents.

Éducation et formation

Pour sensibiliser davantage aux risques liés au Shadow IT, il est crucial d’organiser périodiquement des sessions de formation pour les collaborateurs.

En sensibilisant les employés aux éventuelles failles de sécurité, violations de données, et les violations de la réglementation pouvant découler de l'utilisation d'outils non autorisés, ils peuvent mieux comprendre les conséquences réelles. Il est essentiel de fournir des exemples concrets illustrant ces implications. 

En outre, il est important de promouvoir l'adoption d'outils approuvés et de souligner leur contribution au maintien de l'intégrité des données, de la sécurité et de la santé globale de l'écosystème technologique organisationnel.

Approche collaborative

Adopter une approche collaborative est essentiel, l’informatique travaillant en étroite collaboration avec les différents services. Cela signifie impliquer activement les employés dans les discussions technologiques, acquérir une compréhension approfondie de leurs besoins spécifiques et intégrer leurs commentaires dans les processus de prise de décision. 

L'engagement des employés favorise un sentiment d'appropriation du paysage technologique, garantissant que les outils approuvés répondent à leurs exigences fonctionnelles. Cette approche réduit non seulement la tentation de s’appuyer sur le shadow IT, mais cultive également une culture de responsabilité dans l’utilisation de la technologie.

Référentiel de logiciels approuvé

Créez un référentiel centralisé contenant des outils logiciels et des applications officiellement approuvés qui répondent aux différents besoins de l'organisation. Ce référentiel doit être facilement accessible aux employés, servant de source fiable lorsqu'ils ont besoin d'outils spécifiques pour leurs tâches.

En proposant une sélection d'outils présélectionnés, les employés sont moins susceptibles de rechercher des alternatives non autorisées.

Assistance informatique rapide

Assurez-vous que le support informatique est facilement accessible et réactif aux préoccupations techniques des employés. Lorsque les employés rencontrent des difficultés ou ont besoin d'aide avec leurs outils autorisés, une résolution rapide et efficace de la part du service informatique est essentielle.

Une assistance rapide réduit la probabilité que les employés recherchent des solutions alternatives non approuvées par frustration. En répondant rapidement à leurs besoins, vous créez un environnement dans lequel les employés se sentent soutenus et moins enclins à pratiquer le shadow IT.

Adoptez les solutions cloud

En adoptant et en promouvant des solutions cloud approuvées, avancées et répondant bien à leurs objectifs, vous pouvez conserver un meilleur contrôle sur votre écosystème technologique tout en tenant compte des préférences des utilisateurs.

Lorsque les employés trouvent les services cloud officiels conviviaux et adaptés à leurs tâches, ils sont moins susceptibles d'explorer des applications cloud non approuvées.

Mécanisme de rétroaction

Encouragez une communication ouverte entre les employés et le service informatique en créant un système de feedback. Donnez aux employés la possibilité de proposer de nouveaux outils ou technologies qui pourraient améliorer leurs processus de travail. Cela vous aide à obtenir des informations précieuses sur ce dont les employés ont besoin et préfèrent.

Cette approche interactive favorise l'innovation tout en réduisant la tentation d'utiliser des logiciels non autorisés (Shadow IT).

Conclusion

Pour protéger les données, les opérations et la réputation de votre organisation, il est essentiel de comprendre et de gérer les risques associés au shadow IT. 

Pour cela, détectez régulièrement les incidents de shadow IT en effectuant des audits réguliers, en menant des enquêtes, en utilisant des outils de surveillance et en analysant les journaux. Mettez également en œuvre des stratégies d’atténuation telles que la définition de politiques informatiques claires, la formation des employés et la maintenance d’un référentiel de logiciels approuvés.

En mettant en œuvre ces stratégies, vous pouvez non seulement prévenir les risques de sécurité et de conformité, mais également cultiver une culture axée sur la technologie et stimuler l'innovation dans les limites des outils autorisés. Cela contribue à terme à créer un paysage informatique organisationnel plus résilient et plus sécurisé.

Vous pouvez également explorer certains des meilleurs Logiciel de gestion d'audit informatique.