Hoe schrijf je een vriendelijke herinneringsmail [+8 voorbeelden]?

Zachte herinneringsmails zijn het noodzakelijke kwaad waar we allemaal wel eens mee te maken hebben.

Nu e-mailmarketing op stoom komt en elk merk een heleboel e-mails naar zijn klanten stuurt, vormen ongelezen e-mails een grote categorie in elke inbox.

Mailbird vond in feite 35% van een typische inbox is ongelezen. Met andere woorden, meer dan één op de drie e-mails wordt niet tijdig geopend. Nu kun je dat belangrijke stuk communicatie laten verdwijnen in die alsmaar groeiende inboxen of een vriendelijke herinnering sturen.

Wat is een vriendelijke herinneringsmail?

Zoals de naam al doet vermoeden, is een vriendelijke herinneringsmail een beleefde manier om de ontvanger te herinneren aan het beoogde doel.

De reden ligt voor de hand. Je hebt geen antwoord gekregen, of de ontvanger is gewoon vergeten je e-mail te openen, om er maar een paar te noemen. Hoe dan ook, het idee is om niet wanhopig over te komen en toch te voorkomen dat je datgene mist wat je wilde bereiken met die eerste verzending.

Hoewel dit gemakkelijk klinkt, zijn er een paar details om het goed te doen, zoals wat de onderwerpregel moet zijn, hoe lang de hoofdtekst van de e-mail moet zijn, enz.

Laten we dit per geval bespreken.

Schrijven naar de baas

Dit gebeurt maar al te vaak omdat de managers/baasjes zo veel op hun bord hebben.

Eenvoudig gezegd kan dit over van alles gaan, een specifiek project dat je eerder hebt besproken, een verzoek om terugbetaling, loonlijstgerelateerd, enz.

Er kunnen veel variaties zijn in de onderwerpregel en de hoofdtekst van de e-mail. Het idee is echter om het kort en bondig te houden. Zelfs als er meerdere aspecten zijn die aandacht nodig hebben, presenteer dat dan in een lijst in plaats van de ene alinea over de andere te schrijven; het helpt de ontvanger om gemakkelijk te begrijpen wat er moet gebeuren.

Achterstallige betaling

Op tijd betaald krijgen is cruciaal voor elk bedrijf. Maar helaas laten de meesten dat ethos los als het gaat om op tijd betalen.

En omdat het voor beide partijen een gevoelig onderwerp is, is een "doortastende" maar toch "zachte" aanpak de sleutel. De andere partij moet de ernst van de situatie inzien en de zaken moeten doorgaan zonder dat de relaties verzuren.

Maar wanneer stuur je deze betalingsherinnering?

Hierbij spelen veel factoren een rol, zoals hoe oud de specifieke zakenrelatie is, of dit een gebruikelijke praktijk is bij deze klant en, het belangrijkste, of je zaken wilt blijven doen als deze persoon een recidivist is. Op basis van deze factoren kun je de toon en het tijdstip van je bericht aanpassen.

In de meeste gevallen is de eerstvolgende werkdag na de vervaldatum perfect voor het versturen van betalingsherinneringen. Ik zal echter in de meeste gevallen niet voorschrijven om langer dan een week te wachten.

Feedbackaanvraag

Hoewel leren een levenslange inspanning is, is het vooral cruciaal voor beginners. Ik herinner me dat ik in 2020 feedback vroeg op mijn schrijven in een subreddit voor freelance schrijvers, en ik ben die onbekende tot op de dag van vandaag dankbaar omdat het veel verschil heeft gemaakt.

Maar wat moet je doen als je geen antwoord krijgt op je feedbackverzoek? Het kan je leraar zijn, een senior of iemand in je domein die je grenzeloos bewondert.

Daarnaast kan de expert een gerenommeerde professional zijn die dag in dag uit zulke verzoeken krijgt. In dat geval, en vooral als het geen persoonlijke relatie is, kun je ook een one-liner toevoegen, zoals "Ik ben bereid om je inspanning te compenseren", om het voor die persoon de moeite waard te maken.

Ik weet dat het ongemakkelijk kan voelen om dat te zeggen tegen iemand die je niet kent, maar ik ben een "beroemde schrijver" tegengekomen die sceptisch was over het geven van "gratis feedback".

Onnodig te zeggen dat ik me tot andere schrijvers wendde (op Reddit) die me veel meer inzicht gaven dan ik ooit zou kunnen vragen of bedanken.

Dat kan bij jou dus ook het geval zijn, en dat is prima, want zulke experts hebben het superdruk en als je ze een betaling aanbiedt, kan dat hun aandacht trekken, vooral als je geen andere professionals wilt zoeken.

Huurherinnering

Deze is favoriet bij de verhuurders. Je kunt altijd dreigend klinken, maar dat kan juridische problemen veroorzaken en is niet aan te raden.

In plaats daarvan moet de benadering professioneel assertief zijn.

Evenement Herinneringen

Eventmanagers staan onder enorme stress om hun projecten tot een succes te maken. En de ziel van elk evenement is de headcount. Daarom is het noodzakelijk voor eventmanagers om de aanwezigheid ruim van tevoren te bevestigen, zodat ze anderen reserveplaatsen kunnen aanbieden.

Deze herinneringen moeten impactvol en vriendelijk zijn, met duidelijke bewoordingen die vragen om een reactie of een annulering voor hun stoel.

Hoewel ik het wat serieuzer heb laten lijken, kun je de toon ontspannen op basis van jouw geval.

Herinnering vergadering

Verzuim van vergaderingen is een "serieus" probleem voor veel bedrijven, vooral voor bedrijven op afstand. Ik zal niet ingaan op het debat over de vraag of ze productief zijn, maar het is een feit dat ten minste een paar vergaderingen nodig zijn voor een gezonde samenwerking.

En hoewel er allerlei herinneringen zijn op computers en smartphones, is "die ene helemaal vergeten" velen van ons overkomen.

Dus hier is een sjabloon voor herinneringen aan vergaderingen om ervoor te zorgen dat ze op volle capaciteit worden bijgewoond.

Sollicitatieherinnering

Sollicitaties worden het minst beantwoord. De reden hiervoor kan liggen in het grote aantal binnenkomende sollicitaties en het feit dat de meeste werkgevers niet de moeite nemen om fatsoenlijke afwijzingsmails te sturen.

In elk geval kan het verwarrend zijn voor de sollicitant. Daarom kan het sturen van een of twee herinneringen geen kwaad.

Deadline Herinnering

We hebben allemaal te maken met deadlines in alle zakelijke omgevingen, waarbij vriendelijke herinneringen een belangrijke rol spelen.

AI-tools gebruiken om e-mails te schrijven

Het beste van e-mails is dat ze niet worden gemarkeerd voor AI-inhoud, zoals bij publicaties het geval is. E-mails zijn berichten en het enige dat telt is hoe goed je de boodschap kunt overbrengen.

Dit is waar AI-tools zoals ChatGPT, Bardof Bing kan je helpen ze te schrijven.

ChatGPT is freemium, maar Bing en Bard zijn 100% gratis.

Deze tools zijn conversational AI engines. Je kunt met ze praten zoals je met je assistent zou doen om de output te verfijnen.

Maar zoals bij elk AI-hulpprogramma kan de uitvoer soms een beetje afwijken. Kortom, deze hulpprogramma's kunnen zeker helpen, maar kunnen menselijke tussenkomst niet volledig vervangen.

Wees voorzichtig met die herinneringen!

Herinneringen zijn nuttig en dienen hun doel. Ik word vaak benaderd met e-mails over een mogelijke samenwerking met Geekflare. Omdat ik een schrijver ben zonder inspraak in het management, stuur ik die meestal door naar de outreach.

Toch vergeet ik er af en toe nog een paar, en wat in die situaties werkt zijn zachte herinneringen (soms een paar🙂 ).

Dus blijf die herinneringen sturen naar je prospects, want ze werken inderdaad.

Dit was onze gids voor vriendelijke herinneringen met een paar sjablonen om je op weg te helpen. En voor het geval je vastloopt: met de tools die we hebben besproken wordt het versturen van e-mails een fluitje van een cent.